নিবন্ধন পরিদপ্তরের স্মারক নং- নিপ/পরিদর্শন/২১০২(৬৯) তারিখ ২০.০২.২০০৭-এর মাধ্যমে সারাদেশের সকল সাব-রেজিস্ট্রি অফিসসমূহে প্রত্যেক দলিল রেজিস্ট্রির সময় সর্বশেষ চূড়ান্ত খতিয়ানের সহি-মােহরী নকলের ফটোকপি সাব-রেজিস্ট্রি অফিসে সংরক্ষণ করার এবং পরিদর্শনকালে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে তাৎক্ষণিকভাবে তা প্রদর্শনের নির্দেশনা প্রদান করা হয়েছে।
তাছাড়া, নিবন্ধন পরিদপ্তরের স্মারক নং- নিপ/পরিদর্শন/২২৪০(৬৯) তারিখ ২৬.০২.২০০৭-এর মাধ্যমে ধারা ৫২এ যথাযথভাবে অনুসরণ এবং প্রযােজ্যক্ষেত্রে দলিল রেজিস্ট্রিকালে সর্বশেষ চূড়ান্ত খতিয়ান বা খতিয়ানের সহিমােহরী নকল প্রদর্শন করত: তার ফটোকপি রাষ্ট্রীয় অধিগ্রহণ ও প্রজাস্বত্ব আইনের অধীনে প্রদত্ত নােটিশের সাথে সংরক্ষণ এবং একত্রে বিনষ্টের নির্দেশনা প্রদান করা হয়েছে। সে কারণে দলিলের সাথে প্রাপ্ত সর্বশেষ খতিয়ানের কপি ১ বৎসর পর্যন্ত সংরক্ষণ করা বাধ্যতামূলক মর্মে বিবেচিত হয়।
অন্যথায় কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা প্রতিপালন না করা বা সরকারি অথবা রাজস্ব ক্ষতির অভিযােগে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তা অভিযুক্ত হতে পারেন। অনেকক্ষেত্রে জাল পর্চার মাধ্যমে দলিল রেজিস্ট্রির প্রবণতা লক্ষ্য করা যায়; ফলে, পর্চা পরীক্ষাকালে রেজিস্টারিং অফিসারগণকে অত্যন্ত সতর্কতা অবলম্বন করা উচিৎ। উল্লেখ্য, পাওয়ার অব অ্যাটর্নি আইন, ২০১২-এর ৬ ধারা অনুযায়ী অপ্রত্যাহারযােগ্য পাওয়ার অব অ্যাটর্নি রেজিস্ট্রেশনকালে রেজিস্ট্রেশন আইনের ৫২এ ধারার বিধান প্রযােজ্য। সেহেতু এ ক্ষেত্রেও উক্ত বিধান অনুসরণ করা সমীচীন।
